PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PT ASTRA HONDA MOTOR (AHM)
A. Pendahuluan
Penerapan Teknologi Informasi (TI) dalam perusahaan dewasa ini merupakan hal yang mutlak ada apabila tidak ingin tertinggal dari para kompetitor dan tertinggal kemajuan jaman. Investasi TI dalam perusahaan akan bermanfaat jika dapat menciptakan value dari teknologi yang kian menjadi komoditas utama. Melalui sistem TI yang canggih, para pemimpin pasar bisa mengukuhkan diri sebagai pemimpin di industri masing-masing. Bahkan banyak perusahaan yang dapat menyalip para jawara pasar, dikarenakan penerapan TI yang tepat dalam perusahaannya. Banyak perusahaan telah merasakan manfaat TI. Sebagian yang lain menyatakan TI mendukung dicapainya efisiensi, dan menambah keunggulan daya saing perusahaan. Bahkan berbagai studi melaporkan bahwa penggunaan TI mendorong terjadinya efisiensi, dan memperbaiki kualitas output.
PT Astra Honda Motor (AHM) sebagai perusahaan perakitan motor terkemuka di Indonesia juga mengedepankan penerapan TI dalam proses bisnisnya. Penerapan teknologi informasi (TI) pada AHM bukan merupakan hal yang baru, karena perusahaan ini sudah mengimplementasikannya di pabrik motornya sejak tahun1980. Pada awalnya TI pada AHM hanya dimanfaatkan untuk mendukung sistem akuntansi saja. Namun pada tahun 1986, teknologi informasi merambah ke sistem keuangan dan kontrol produksi. Sistem tersebut dibuat secara swadaya oleh PT AHM sendiri, sehingga yang terjadi adalah TI yang diaplikasikan menjadi terpisah satu sama lainnya atau tidak terintegerasi. Pada tahun 1995, sistem perusahaan diubah menjadi mulai terintegrasi dengan penggunaan ERP dan untuk selanjutnya semakin berkembang dari tahun ke tahun. Tujuan dari PT AHM menerapkan TI di perusahaannya adalah untuk menerapkan sistem Just In Time (JIT), sehingga dapat tercipta efisiensi dalam perusahaan.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas dapat diangkat perumusan masalah yaitu: Bagaimana implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) dalam mendukung sistem Just In Time (JIT) pada PT Astra Honda Motor (AHM) agar berjalan baik?
C. Landasan Teori
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berfungsi untuk mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di suatu perusahaan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto merupakan aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan Adapun manfaat dari penggunaan ERP bagi perusahaan yaitu:
– Otomatisasi dan integrasi proses bisnis
– Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
– Menghasilkan informasi yang real-time
– Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
Dengan banyaknya manfaat yang di dapatkan melalui penggunaan ERP, perusahaan dewasa ini berbondong-bondong untuk ikut menerapkan ERP pada perusahaannya.
Konsep penggunaan ERP
2. Just In Time (JIT)
Sistem produksi tepat waktu (Just In Time) adalah sistem produksi atau sistem manajemen pabrikasi modern yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan Jepang yang pada prinsipnya hanya memproduksi jenis-jenis barang yang diminta sejumlah yang diperlukan dan pada saat dibutuhkan oleh konsumen.
Konsep Just In Time adalah suatu konsep di mana bahan baku yang digunakan untuk aktivitas produksi didatangkan dari pemasok atau suplier tepat pada waktu bahan itu dibutuhkan oleh proses produksi, sehingga akan sangat menghemat bahkan meniadakan biaya persediaan barang atau penyimpanan barang (stocking cost). Just In Time adalah suatu keseluruhan filosofi operasi manajemen dimana segenap sumber daya, termasuk bahan baku dan suku cadang, personalia, dan fasilitas dipakai sebatas dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk mengangkat produktifitas dan mengurangi pemborosan. Just In Time didasarkan pada konsep arus produksi yang berkelanjutan dan mensyaratkan setiap bagian proses produksi bekerja sama dengan komponen-komponen lainnya. Tenaga kerja langsung dalam lingkungan Just In Time dipertangguh dengan perluasan tanggung jawab yang berkontribusi pada pemangkasan pemborosan biaya tenaga kerja, ruang dan waktu produksi.
D. Implementasi
Melalui sistem terintegrasi yang digunakan, dalam hal ini menggunakan ERP, pada setiap periode AHM akan memperoleh informasi dari divisi Keuangan, Operasi dan Human Resource mengenai aktivitasnya masing-masing. Sebagai contoh, divisi operasi menyajikan informasi mengenai produksi jumlah motor yang akan dijual untuk satu bulan kedepan. Dengan demikian, bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi dan juga jumlah komponen yang dibutuhkan. Selanjutnya, informasi tersebut disampaikan kepada perusahaan pemasok komponen mengenai kebutuhan tersebut. Selanjutnya pada divisi keuangan menyajikan anggaran biaya yang dibutuhkan. Sedangkan untuk divisi HR menyiapkan kebutuhan tenaga kerja. Semua informasi tersebut diintegrasikan dalam satu database, sehingga setiap divisi dapat menghasilkan informasi yang real time.
Sistem akan langsung menghitung jumlah suku cadang komponen yang telah digunakan. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Untuk selanjutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan. Aplikasi ERP tersebut mendukung sistem Just in Time (JIT) yang diterapkan oleh perusahaan. Melalui ERP informasi kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan dalam JIT akan bergulir cepat, sebab sistem menghadirkan otomatisasi dan integrasi pada sistem bisnis yang akan diolah melalui software secara online.
Hubungan AHM dengan vendor dilakukan melalui online sehingga setiap kali pemesanan dilakukan vendor langsung dapat mengirimkan komponen yang dibutuhkan pabrik. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Berikutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan, sehingga penggunakan aplikasi ERP mendukung sistem Just in Time (JIT). Selain itu, kelengkapan atribut pemesanan seperti nama vendor, nama suku cadang, jumlah, dan jam delivery harus tercantum pada komponen yang diterima dengan dilengkapi Bar Code Text (BCT).
Keuntungan yang didapat dari penerapan Just In Time (JIT) melalui pengunaan ERP dalam perusahaan adalah terjadinya efisiensi yang sangat besar. Waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi motor akan menjadi sangat cepat. Keuntungan lainnya yang di dapat oleh PT AHM adalah dapat menyatukan jaringan komunikasi antar pabrik, sehingga hubungan antar pabrik menjadi mudah.
Penggunaan TI agar dapat digunakan secara maksimal pada perusahaan juga harus didukung pula oleh skill karyawan. Karyawan AHM dapat dikatakan memguasai dari implementasi aneka solusi TI di lingkungannya. Hal ini dikarenakan TI sudah lama diperkenalkan pada mereka sehingga komputerisasi bukan merupakan hal yang baru
.
E. Kesimpulan
Keberhasilan dalam penggunaan ERP untuk mencapai tujuan, tergantung pada penerapan dan kebutuhan perusahaan. Perusahaan tidak dapat hanya ikut-ikutan tren dalam menerapkan ERP, tetapi tidak mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan. Sistem ERP yang mengintegrasikan proses bisnis dalam satu database membuat arus informasi dari perusahaan ke vendor dapat bergulir cepat. Ketika pemesanan dilakukan, hal tersebut sudah melibatkan kesiapan dari tenaga kerja dan angaran biaya yang dibutuhkan, sehingga ketika komponan tiba, maka proses produksi dapat langsung dikerjakan seketika itu juga. Hal tersebut sangat mendukung pada konsep JIT dimana inventori dapat diminimalisir dengan proses produksi yang berjalan cepat tersebut.
F. Saran
ERP adalah alat yang membantu perusahaan untuk menjadi lebih baik, berkesinambungan dan terciptanya kerjasama yang baik antara People, Process dan System dimana hal tersebut sangat penting menjamin keberhasilan implementasi dan penggunaan ERP. Dalam penggunaan ERP seharusnya berprinsip tepat guna, yakni TI yang digunakan oleh perusahaan adalah benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan. Selama ini kegagalan perusahaan dalam menerapkan TI adalah karena perusahaan kurang memahami apa yang sebetulnya diperlukan oleh perusahaan itu sendiri. Perusahaan hanya cenderung menggunakan TI yang berbudget mahal sekedar agar tidak tertinggal dengan perusahaan-perusahaan lain, namun tidak melihat apa yang sebenarnya dibutuhkan dan memikirkan apakah program tersebut cocok untuk diterapkan pada perusahaan. Perencanaan yang baik dalam penggunaan TI dapat meminimalisir terjadinya hambatan maupun ketidakefisienan penggunaan TI, dan juga agar penggunaan TI dapat berhasil mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan. ERP pada JIT dalam perusahaan dalam berjalan baik apabila divisi produksi dapat merumuskan kebutuhan komponen yang tepat berdasarkan informasi dari divisi Human Resource dan Keuangan.
Untuk menerapkan sistem ERP yang digunakan oleh perusahaan hendaklah bukan sekedar sebuah aplikasi atau software semata, namun merupakan suatu komitmen untuk menerapkan sebuah paradigma bisnis baru yang berorientasi pada proses bisnis (business process). Dalam perspektif baru ini, seluruh SDM perusahaan harus memiliki komitmen untuk merubah budaya kerjanya dari yang semula bersifat terpisah dalam sejumlah divisi-divisi tertentu, menjadi yang lebih berorientasi pada rangkaian proses lintas divisi atau departemen. Batasan-batasan struktur organisasi yang selama ini kerap memisahkan antara satu bagian dengan bagian yang lain harus dapat diganti untuk terciptanya kerjasama antar bagian secara terintegrasi, terpadu, dan holistik.
Terdapat tiga kata kunci utama yang harus selalu dimiliki oleh segenap pimpinan puncak dan manajemen yang ingin menerapkan sistem ERP, yaitu yang dikenal dengan 3C: Commitment dari seluruh jajaran manajemen dan karyawan, Communication yang selalu berlangsung terus-menerus agar tidak terjadi kesalahpahaman, dan Consistency yang tinggi dalam usaha untuk menerapkan sistem ERP di tubuh perusahaan.
G. Daftar Pustaka
Indrajit, Eko Ricardus. 9 Juli 2003. Rubrik Tanya Jawab E-Business. http://www.ebizzasia.com/0109-2003/q&a,0109-2.htm, diakses pada 3 januari 2008
Martin, E. Wainright, et al. (2005). Managing Information Technology. Pearson Prentice Hall. USA.
Susanto, Abraham. 25 November 2004. Astra Honda Motor: TI untuk Mendukung Proses Just In Time. http://www.swa.co.id/ , diakses pada tanggal 30 Desember 2008.
www.wikipedia.org.id, diakses pada tanggal 4 januari 2008
Janti's Blog 